多少員工淚,灑在無效會——高效開會PORIT法則

德教授



作者 | 李璇 德銳咨詢顧問

“不是在開會,就是在去開會的路上”,說起開會,絕對是占據當代職場人工作時間的一大“惡霸”。在《脫口秀大會》第四季中,龐博關于“開會和劇本殺”相類比的一段話引發了巨大的共鳴:

“玩劇本殺難道真的不是在開會?”

“進門發劇本等于會前發資料,沒有重點,里面無效的干擾信息還特別多?!?/span>

“撇清嫌疑推理真兇時那陣勢,宛如項目出了問題,會議室里各方大型甩鍋現場?!?/span>

“劇本殺一場幾個小時,玩家們從頭緊張到尾,堪比一些公司動輒耗時半天以上的員工大會?!?/span>

“劇本殺玩到最后,經常出現所有玩家都失敗的局面,就像很多人開頭腦風暴會,討論2小時啥都沒聊出來,最后滿心失望地離開會場……”
其實不難看出,職場人討厭的并不是“開會”本身,而是“低效會議”對時間和精力的無意義消耗,以及隨后工作毫無推進帶來的挫敗感。


要解決低效會議的問題,首先要為“會議”正名


大多數會議的初衷都是參會人員分享各自觀點、達成一致共識,最終更好地解決問題。問題的關鍵在于如何才能讓會議真正起到該有的作用。

會議可以有不同的目標,例如信息對稱型,解決問題型,工作匯報型等等。

以德銳咨詢為例,德銳咨詢每月會全員召開一次月度會議,各模塊負責人分別對本月度的指標完成情況進行分享,旨在全員同步公司經營情況,同時對全員進行培訓賦能;


每雙周由項目運營組主導項目經理召開項目管理會,討論各個項目在推進中遇到的問題并出具下一步解決方案;


每周由績效管理小組主導開展周例會,由各個團隊負責人匯報周度工作進展情況,同時回顧整體目標,減少因信息不對稱造成的工作阻礙,并針對風險和挑戰共識行動舉措,為整體經營目標的順利達成打好基礎。

會議雖多,但有條不紊,每一個會議結束,參會人員都能收獲不同的信息或解決方案,如此一來,“會議要人命”的現象也就不復存在了。


但是,對大多數企業會議而言,如何才能走出低效的誤區,讓會議助力工作更加高效的開展,而不是成為一種阻力呢?



高效開會PORIT法則可以供大家來參考


?P-計劃:


這里的計劃包括:計劃會議的時間(日期,開始時間,時長,結束時間),計劃什么樣的形式,計劃的主題和目的,計劃參會者需要提前準備什么等。


一次確保絕大部分的時間用來討論最重要的議題,避免陷入“帕金森瑣碎定理”的怪圈


?O-目的:


會議一定要有明確的目的以及相關的主題。如:

“將________信息傳遞給參會者并得到確認”

“從參會者中獲得________的信息”

“就_________的問題了解參會者的想法”

“就________的問題大家達成_______的行動共識“。


?R-成果:


在會議結束時,需要有產出,甚至在會議開始前,可以與團隊成員達成共識,本次會議結束是以產出什么樣的成果為標志。


?I-互動:


要與參會者多互動。初入管理層的職場人士在一開始組織團隊會議的時候,最常見最容易犯的問題就是一言堂或者純指令型會議,缺乏引導及聆聽技巧,未能獲取與會者的聲音。


?T-時限:


要明確會議時長并嚴格遵守時間。準時開始并且提前預留機動時間;集體討論共性的問題,個人問題待會后探討。


合理地規劃會議議程,充足地準備,在有限的時間內為每一個探討的內容進行深度地思考,積極地協調各個部分的責任人,合理掌控會議的進度,增加會議的價值產出、減少時間成本的投入,進而提高企業整體運營的效率。


同時盡可能地保證從會議的組織者到參與者,每一位企業員工都能從會議中獲益,共同進步、實現雙贏。


希望高效開會PORIT法則可以給大家一些啟示,走出“無效會議”的誤區。


最后用彼得·德魯克的名言來結尾——


“我們之所以開會,是因為要完成某一項具體工作,單憑一個人的知識和經驗不夠,需要結合幾個人的學習經驗?!?/span>


-END-


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